Ondernemers zoeken regelmatig nieuwe, aanvullende initiatieven die geld in het laatje brengen. Als je een extra bedrijfsactiviteit start, heeft dit gevolgen voor je inschrijving in het KVK Handelsregister, je boekhouding en belastingzaken. Zeven tips als je start met een nieuwe, aanvullende bedrijfsactiviteit.
Sommige ondernemers gaan iets doen wat lijkt op wat ze al doen, anderen bedenken juist heel iets anders. Bijvoorbeeld een ondernemer in de bouw die daarnaast ook actief wordt in de horeca, een fotograaf die ook bedrijfsuitjes gaat organiseren of een standbouwer die ook kantoren, winkels en bedrijven gaat inrichten. Wat je ook gaat doen, check of onderstaande tips voor jou van belang zijn.
Met de eerste twee punten moet je altijd aan de slag als je met een tweede bedrijfsactiviteit start. Dus ook als je een kleine onderneming hebt. Of de overige punten voor jou van belang zijn hangt van jouw specifieke situatie af.
1. Kijk naar je KVK-inschrijving
Allereerst moet je kiezen of je je nieuwe activiteiten toevoegt aan je bestaande bedrijf of dat je een nieuw bedrijf inschrijft.
Nieuwe activiteiten toevoegen
Als je je nieuwe activiteiten toevoegt aan het bedrijf dat je al hebt, dan moet je rekening houden met.
Een extra bedrijfsnaam voor je nieuwe activiteiten
Je kunt zoveel handelsnamen (bedrijfsnamen) als je wilt toevoegen aan je bedrijf. Elke bedrijfsnaam moet aan de regels van de Handelsnaamwet voldoen. Als je een nieuwe of extra naam hebt verzonnen, moet je die toevoegen aan je inschrijving in het Handelsregister. Dat kun je online doen.
Voor de handelsnaam van personenvennootschappen (vof, maatschap en cv) en rechtspersonen als de besloten vennootschap en stichting, gelden speciale eisen voor de eerste handelsnaam. Zo kun je de statutaire naam van een bv uitsluitend aanpassen via een notaris, omdat hij daarvoor de statuten moet aanpassen. De statutaire naam is de naam die bij oprichting genoemd wordt in de statuten.
Bedrijfsomschrijving
Toen je je bedrijf inschreef bij KVK heb je een bedrijfsomschrijving opgegeven. Hierin staat wat je belangrijkste bedrijfsactiviteiten zijn. Kijk of je bedrijfsomschrijving nog klopt nu je nieuwe bedrijfsactiviteiten hebt.
Als je omschrijving niet meer klopt met wat je doet, moet je die aanpassen. Benoem de belangrijkste activiteiten als eerste. Aan de hand van je wijzigingen bepaalt KVK de best passende SBI-code(s) voor je (nieuwe) activiteiten. Heb je verschillende bedrijfsactiviteiten? Bepaal dan wat je belangrijkste activiteit is om te zorgen dat je onder de juiste codes en branches bent ingeschreven.
De overheid, brancheorganisaties, pensioenfondsen, banken en verzekeringsmaatschappijen gebruiken de SBI-code van je onderneming. Als je de bedrijfsactiviteiten wijzigt, kan dit gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente of je bankrekening. Kijk op de website van deze organisaties welke stappen je moet volgen als je de bedrijfsactiviteiten verandert.
Je kunt de SBI-code(s) van je inschrijving controleren door online uittrekselinformatie op te vragen. Heb je een eenmanszaak, dan kun je je SBI-code(s) controleren en aanpassen via Mijn Eenmanszaak.
Nieuw bedrijf oprichten
Kies je voor een nieuw bedrijf? Let er dan op dat je maar één eenmanszaak mag hebben. Dus als je een nieuw bedrijf wilt opzetten, dan moet je een andere rechtsvorm kiezen voor je nieuwe bedrijf. Je kunt namelijk wel een eenmanszaak hebben en daarnaast ondernemer zijn in een andere rechtsvorm, zoals een vennootschap onder firma of een besloten vennootschap.
Kosten aanpassen bedrijfsgegevens
Het aanpassen van je bedrijfsgegevens in het KVK Handelsregister kost niets.
2. Pas je algemene voorwaarden en verzekeringen aan
Denk na over welke risico’s je loopt met je nieuwe activiteiten. Hoe kun je die verkleinen? Misschien moet je je algemene voorwaarden aanpassen of heb je nieuwe algemene voorwaarden nodig.
Lever je straks niet alleen vanuit een winkel, maar ook via een webshop? Dan heb je sowieso andere algemene voorwaarden nodig. De nieuwe of aangepaste voorwaarden kun je deponeren bij KVK of de rechtbank.
Laat de verzekeraar van je bedrijfsaansprakelijkheids- en arbeidsongeschiktheidsverzekering weten dat je nieuwe bedrijfsactiviteiten hebt. De verzekeraar kan je vertellen of je je verzekeringen moet aanpassen. Doe je dat niet, dan kan het zijn dat de verzekering niet uitbetaalt als er een probleem is.
3. Raadpleeg het bestemmingsplan
Vraag bij je gemeente na of de nieuwe activiteiten wel in het bestemmingsplan passen. Past de nieuwe activiteit niet in het bestemmingplan? Dan kun je in bepaalde gevallen een omgevingsvergunning krijgen voor het handelen in strijd met de regels ruimtelijke ordening. Je kunt de gemeente ook vragen het bestemmingsplan te wijzigen.
4. Pas je boekhouding aan
Als je voor je extra bedrijfsactiviteiten een nieuw bedrijf opricht, moet je een nieuwe administratie bijhouden.
Onderneem je de oude en nieuwe activiteiten vanuit één bedrijf, dan hoef je maar een boekhouding bij te houden. Zorg er wel voor dat per activiteit duidelijk is wat de uren, omzet, kosten, btw en het bedrijfsresultaat zijn. Dit doe je door bij de indeling van je grootboekrekeningen rekening te houden met de verschillende bedrijfsactiviteiten. Je hebt dan per bedrijfsactiviteit inzicht in hoe je er financieel voor staat.
Factureer je vanuit je boekhoudpakket? Maak dan voor elke bedrijfsactiviteit een apart factuurmodel aan met een eigen bedrijfsnaam, logo en contactgegevens.
5. Vraag een extra zakelijke bankrekening aan
Om vergissingen van klanten te voorkomen en de kans op fraude te verkleinen, gebruiken Nederlandse banken de IBAN-Naam Check. Bij online bankieren wordt automatisch gecontroleerd of het International Bank Account Number (IBAN) hetzelfde is als de (bedrijfs)naam die bij de bank bekend is. Als dat niet zo is, kunnen je klanten niet betalen. Banken gebruiken meestal de eerste bedrijfsnaam voor je bankrekening.
Stuur je facturen met verschillende bedrijfsnamen? Open dan een zakelijke rekening voor elke bedrijfsnaam. Dat voorkomt verwarring bij je klanten en problemen met de IBAN-Naam Check. Het verschilt per bank hoeveel een extra zakelijke rekening kost.
6. Kijk naar je belastingzaken en aftrekposten
Vallen je nieuwe activiteiten onder het bedrijf dat je al had, dan doe je voor alle activiteiten één aangifte voor de btw en inkomstenbelasting. Je kunt hiervoor het btw-ID nummer en de inloggegevens gebruiken die je al hebt.
Let op: misschien vallen je nieuwe activiteiten onder een ander btw-tarief. Bijvoorbeeld 9% in plaats van 21%. Dat kun je controleren in dit overzicht. Als je nooit een btw-nummer hebt gehad kun je deze aanvragen via het formulier ‘Opgaaf Startende onderneming’ van de Belastingdienst.
Een extra bedrijfsactiviteit kan fiscale gevolgen hebben. Je hoeft in principe niet bij de Belastingdienst te melden dat je nieuwe of aanvullende activiteiten gaat doen. Doe dit alleen als je door het wijzigen van je bedrijfsactiviteiten geen btw-aangifte meer hoeft te doen.
7. Controleer lopende contracten
Controleer lopende contracten die op naam van je bedrijf zijn afgesloten. Als je in een huurpand bent gevestigd, controleer dan in je huurcontract of je de nieuwe activiteiten ook op deze locatie mag uitoefenen. Hier worden vaak afspraken over gemaakt in een huurovereenkomst.
Bron: KVK